El desafío operativo
Una comercializadora líder de materiales eléctricos técnicos enfrentaba el desafío de gestionar su operación diaria con métodos manuales, como correos sin trazabilidad e instrucciones verbales.
En un sector donde la satisfacción del cliente depende de la precisión técnica y del cumplimiento de procesos de homologación, la falta de una herramienta centralizada dificultaba la correcta clasificación de tareas críticas y la trazabilidad de procesos en los que cada detalle es crítico.
El desafío consistía en digitalizar el “día a día”, permitiendo registrar datos variables según el tipo de requerimiento, sin perder la rigurosidad necesaria para las validaciones técnicas o internas.
La solución implementada
A partir de una definición base presentada por el cliente, desarrollamos una plataforma robusta que actúa como núcleo operativo y cubre todas las aristas que en ese momento representaban problemas para su operación. Lo que sigue corresponde a lo entregado hasta la versión 1.2.3.
Motor de solicitudes dinámicas (frontend)
Utilizamos Next.js + PostgreSQL, un sistema de base de datos, para crear una interfaz altamente flexible que permite replicar cualquier flujo de trabajo de la comercializadora.
La solución destaca por:
- Multiempresa: Permite gestionar múltiples empresas y segmentar solicitudes para operarios, gerentes o jefaturas que participan en más de una organización.
- Gestión de áreas: Permite definir jefaturas y responsables, además de crear o editar los tipos de solicitudes que cada área prestará.
- Tipos de solicitudes: Permite definir parámetros predeterminados por tipo, como días de respuesta, esfuerzo inicial, estado inicial y solicitantes permitidos. También permite configurar antecedentes, es decir, parámetros dinámicos que se crean para cada solicitud.
- Estados: Permite crear estados y etapas para el seguimiento de cada solicitud, manteniendo trazabilidad completa durante todo su ciclo de vida.
- Visualización de solicitudes: Entrega vistas por rol con filtros por empresa, área, estado, prioridad y fecha, facilitando el control operativo y la toma de decisiones.
Roles y dashboard
Definimos cinco roles (superadministrador, administrador, jefatura, responsable y usuario), cada uno con las solicitudes y permisos que corresponden a su función.
El dashboard de inicio muestra las solicitudes abiertas según su plazo (vigentes, por vencer y vencidas), gráficos por estado y prioridad, y una sección de solicitudes por gestionar: sin responsable, vencidas o estancadas.
Solicitudes atrasadas
Una solicitud se considera atrasada cuando no está cerrada y su fecha límite ya pasó. Se marca en el listado y en el dashboard, y desde los gráficos se puede abrir el detalle de las vencidas. Cada persona ve las atrasadas que están dentro de su alcance según su rol.
Adjuntos, notificaciones y cierre
- Adjuntos: cada solicitud admite archivos de cualquier tipo y notas de voz.
- Notificaciones: se avisa al solicitante y al responsable de los cambios relevantes de la solicitud.
- Cierre y reapertura: al cerrar se registra una calificación y un comentario, y reabrir exige un motivo. Todo queda en el historial.
Arquitectura de datos de alta trazabilidad (backend)
La capa de servicios, construida sobre API Routes de Next.js, Prisma y PostgreSQL, fue optimizada para la integridad y el posterior análisis de datos:
- Persistencia estructurada: La base de datos relacional mantiene solicitudes, estados, historial y evaluaciones en tablas separadas, lo que deja los datos preparados para análisis posteriores.
- Seguridad y auditoría: Implementación de NextAuth para un control de acceso basado en roles (
RBAC) y un registro histórico de cada cambio realizado en las solicitudes. - Eficiencia en servidor: Uso de
Server Actions, funciones que se ejecutan directamente en el servidor, para gestionar la carga de archivos y validaciones de negocio pesadas de forma ágil y segura.
Despliegue en infraestructura propia
Como parte de la solución, desplegamos la aplicación en un servidor propio de la empresa, instalando PostgreSQL para asegurar autonomía sobre la data y control total del entorno.
Para la conectividad segura entre usuarios y servidor, implementamos Cloudflare Tunnel, eliminando exposición directa de puertos y reforzando la continuidad operativa del servicio.
Al permitir que la empresa defina sus propios campos y tipos de solicitud, SAI-Hub se convierte en una herramienta orgánica que crece y se ajusta a medida que los procesos de homologación eléctrica evolucionan.
Valor agregado y resultados
SAI-Hub reemplaza una operativa manual por un flujo digital basado en datos: cada solicitud conserva su estado, su historial, sus documentos y su evaluación de cierre.
Gracias a la centralización de documentos y a la estructura de datos, la gerencia cuenta con la información para evaluar el cumplimiento de sus procesos internos y detectar a tiempo las solicitudes que se atrasan.
El resultado es una base escalable y transparente para operar el servicio interno con trazabilidad.