- Mira cuándo se optimizó la baseSin fecha conocida, parte por ahí antes de pensar en hardware.
- Confirma quién la mantieneInformática en una instalación propia; Manager, solo en Flexline Cloud.
- Reindexa con respaldo y sin usuariosFuera de la jornada, con respaldo completo y nadie conectado.
- Mide el servidor si sigue lentoDisco, memoria y procesador, antes de comprar nada.
Qué revisar primero
Cuando Flexline se pone lento, la reacción habitual es pensar en el servidor: más memoria, más disco, un equipo nuevo. Es una inversión importante y no siempre es la causa. Antes de decidirla conviene descartar algo más barato: que la base de datos lleve mucho tiempo sin mantención.
Es también la primera pista del Centro de Ayuda de Flexline en «Tengo lentitud, ¿qué puedo revisar?»: una base que nunca se optimizó puede explicar el problema.
Entonces haz dos preguntas, en este orden. ¿Cuándo se optimizó la base por última vez? Y ¿quién tiene esa tarea a su cargo? Si nadie sabe responder la primera, ya tienes un buen candidato a causa. Si la segunda no tiene dueño, tienes también el motivo por el que nadie la hizo.
Por qué la base se va poniendo lenta
Con el uso diario, los índices de la base, las estructuras que le permiten encontrar un dato sin recorrer la tabla completa, se fragmentan. Y sus estadísticas, lo que la base sabe de cómo se reparten los datos, quedan desactualizadas. Cada consulta tarda un poco más que la anterior, y el efecto se acumula gradualmente, razón por la que casi nadie lo atribuye a la base y todos miran el equipo.
Reindexar y actualizar estadísticas corrigen justamente eso: devuelven el orden a la base y, con él, rapidez a las consultas y a las aplicaciones que dependen de ellas. Es mantención preventiva: se hace antes de que la lentitud se note en la operación, no como reacción a ella.
Cuándo reindexar
No es algo que se haga una vez cuando hay problemas. El Centro de Ayuda sugiere ejecutar la optimización al menos una vez al mes. Si la base es muy grande y se mueve mucha información cada día en distintos módulos, la frecuencia puede subir a dos veces al mes o a una vez por semana.
La frecuencia, entonces, depende del tamaño de la base y de cuánto se usa. Una empresa que emite pocos documentos y una que factura todo el día no deberían tener el mismo calendario.
Si hace tiempo que no se optimiza la base, no improvises la primera ejecución a mitad de la jornada: planifícala con ventana, respaldo y aviso a los usuarios. Después, el calendario regular evita que vuelvas al punto de partida.
Qué riesgo tiene reindexar
Reindexar no es un trámite. El artículo con el script y sus pasos está en el Centro de Ayuda y es ahí donde debes leerlo; nosotros no lo reproducimos. Lo que sí conviene tener claro antes de abrirlo son los tres riesgos del proceso:
- Sin respaldo, no hay vuelta atrás. Se exige un respaldo completo de la base antes de empezar. Y que exista no basta: tiene que poder restaurarse.
- Con usuarios conectados, no corre bien. El proceso se debe ejecutar sin usuarios en Flexline. Una sesión que quedó abierta o una licencia tomada es suficiente para complicarlo. El Centro de Ayuda tiene artículos para saber qué usuarios ingresaron y para desconectar usuarios con licencias tomadas.
- Puede tardar mucho. Depende del volumen de datos. Por eso se agenda fuera de la jornada, no entre dos reuniones.
Es una tarea para quien administra SQL Server, el motor de base de datos sobre el que corre Flexline, y esa es la razón de la siguiente pregunta.
Quién se encarga
En una instalación propia, la mantención de la base de datos y de SQL Server es del cliente y de su área de informática. Manager entrega el script como ayuda, pero su ejecución es responsabilidad de cada cliente; solo se hace cargo de la administración del servidor y de la base para quienes contratan Flexline Cloud.
Eso deja un hueco fácil de pasar por alto: no hay nadie que tenga la mantención en su lista de tareas. Es el espacio que cubre nuestro servicio de mantención de la base de datos de Flexline, sin tocar el código de Flexline: tareas programadas de índices y estadísticas, siempre con un respaldo previo, fuera de tu horario y con alertas si algo falla. También restauramos el respaldo en un ambiente aparte para comprobar que sirve, y revisamos la integridad de la base y el espacio en disco.
Para saber si la lentitud vuelve, ayuda monitorear el servidor: las alertas automáticas funcionan las 24 horas y el equipo las atiende en horario hábil, con paneles que muestran cómo se comporta cada componente.
Cuándo sí conviene cambiar el servidor
Si la base está al día y Flexline sigue lento, entonces sí corresponde mirar el servidor. Pero se mide antes de comprar. En un caso de renovación de infraestructura, la lentitud venía de un equipo superado por el crecimiento de la empresa. Antes de elegir el reemplazo, auditamos el rendimiento del servidor antiguo (lectura y escritura de disco, memoria y procesador) y con esos datos dimensionamos el nuevo, con un corte fuera de horario que los usuarios no notaron. El caso cerró con la lentitud operativa eliminada de raíz.
Lo importante es el orden: en ese caso el servidor sí era el límite y se comprobó con datos. Si en el tuyo la causa está en la base, un equipo nuevo con la misma base desordenada solo posterga el problema.
Si además estás evaluando dónde correr Flexline, el Centro de Ayuda publica los requerimientos técnicos recomendados según el número de usuarios y el tamaño de la base, y reúne las preguntas frecuentes de especificaciones técnicas. En un VPS, un servidor virtual que se arrienda a un proveedor, la red también cuenta: en la migración entre VPS el caso advierte que uno mal dimensionado puede dejar a Flexline casi inoperable por lentitud en la red.