El contexto
Una de las cadenas retail a las que la empresa vende publica sus órdenes de compra en un portal B2B. Para venderle, alguien tenía que entrar al portal, revisar qué órdenes habían llegado y registrarlas en Flexline ERP. Eran tareas repetitivas, con posibilidad de omitir una orden o de equivocar un código de producto.
El servicio opera para las empresas del grupo que venden a esta cadena.
El desafío
- La cadena no ofrecía, en su origen, una interfaz pensada para que otro sistema consumiera sus órdenes.
- Cada orden debía quedar completa en
Flexline: cabecera, líneas, fechas, tienda de destino y su documento PDF. - Las planillas y automatizaciones que ya usaba el equipo dependían de la forma en que las órdenes quedaban registradas, por lo que no se podía cambiar.
- Cuando la cadena reemplazó su portal por uno nuevo, con interfaz propia para integraciones, el mecanismo original dejó de ser el camino adecuado.
La solución implementada
Primera etapa: lectura automática del portal
Desarrollamos un servicio sobre Windows que ingresaba al portal con un navegador automatizado, como lo haría una persona. Cada hora recorría las órdenes nuevas, descargaba su PDF, verificaba que los productos existieran en Flexline y registraba la orden completa. Procesaba a cada empresa por separado.
Segunda etapa: API B2B oficial
Cuando la cadena puso en marcha su nuevo portal, reemplazamos la lectura con navegador por una conexión directa a su API B2B. El servicio dejó de depender de la pantalla del portal, que era la parte más frágil, y mantuvo intacta la forma en que las órdenes quedan registradas en Flexline, de modo que las planillas y automatizaciones del equipo siguieron funcionando.
Cierre del ciclo y reconciliación
Con la API oficial, cada orden registrada se marca como procesada en el portal, de modo que no vuelva a aparecer entre las órdenes por procesar. Si el marcado falla, se reintenta en la siguiente ejecución. Además, el servicio revisa las órdenes marcadas como procesadas en los últimos días que no existan en Flexline y las recupera, por ejemplo si alguien las marcó a mano en el portal.
Monitoreo continuo
Al terminar cada ejecución, el servicio informa su estado, cuántas órdenes nuevas registró, cuántos errores tuvo y cuánto demoró, y emite una alerta automática si algo falla.
Resultados
En la puesta en marcha de la migración, el servicio capturó 178 órdenes de compra sin errores. Las órdenes nuevas del portal quedaron registradas en Flexline cada hora, con su PDF, sin digitación.
Impacto operativo
El equipo comercial deja de revisar el portal para saber qué órdenes llegaron. Pasar de leer una pantalla a usar la API oficial hizo la captura más estable frente a cambios en el portal, sin tocar los procesos que ya dependían de estos datos.