El Contexto
El cliente gestionaba sus cobros y conciliaciones con el apoyo de Duemint, una plataforma conectada directamente a los bancos que permite conciliar pagos de facturas, boletas, notas de crédito y otros documentos.
El equipo necesitaba contar con un proceso confiable para trasladar las conciliaciones bancarias hacia Flexline ERP, garantizando que los comprobantes de ingreso se validaran con las mismas consideraciones contables del sistema.
A la vez, el flujo debía incluir los procesos que no eran completamente automatizables, como los abonos de clientes y los cheques, sin perder visibilidad de los saldos y documentos pendientes.
El Desafío
El desafío principal fue construir una integración que no solo importara comprobantes desde Duemint, sino que replicara un motor de validaciones contables capaz de validar documentos y saldos en las cuentas correspondientes.
Era necesario asegurar que:
- los comprobantes ingresados coincidieran con los montos conciliados por el banco,
- los saldos disponibles se pudieran usar para conciliar automáticamente,
- los procesos manuales de abonos y cheques quedaran reflejados sin interrumpir la trazabilidad.
Todo esto debía permitir al área de cobranza trabajar en conjunto con los equipos comerciales, manteniendo la cobranza al día y comunicando a los clientes de manera fidedigna el estado de sus documentos pendientes.
La Solución Implementada
Desarrollamos una integración de comprobantes de ingreso desde las conciliaciones de Duemint hacia Flexline ERP, apoyada en un motor de validaciones que reproduce las reglas contables del cliente.
Motor de Validaciones Contables
Construimos un motor de validaciones que revisa:
- la correspondencia entre documento bancario y comprobante interno,
- la consistencia de saldos en las cuentas asociadas,
- la aplicación correcta de abonos y cheques.
Esto permite validar los documentos antes de su ingreso y detectar inconsistencias en etapa temprana.
Carga de Saldos a Duemint
La solución obtiene los saldos reconciliados desde Duemint y los utiliza para:
- apoyar la conciliación automática de los comprobantes,
- confirmar el uso correcto de los montos disponibles,
- reflejar el estado real de las cuentas en
Flexline ERP.
Gestión de Procesos No Automatizados
Incluimos soporte para procesos parciales o manuales como:
- abonos de clientes que no ingresan automáticamente,
- cheques que requieren validación y contabilización manual,
- documentos especiales que deben registrarse con control administrativo.
Esto asegura que la operación no dependa exclusivamente de la automatización completa y que los casos excepcionales mantengan trazabilidad.
Conciliación Automática por Saldo
La integración permite conciliar automáticamente los comprobantes cuando se utiliza el saldo correspondiente, reduciendo intervenciones manuales y acelerando el cierre de ciclo de cobranza.
Con ello, el área de cobranza puede identificar rápidamente qué documentos ya están conciliados y cuáles requieren seguimiento manual.
Resultados
La implementación entregó una conciliación más sólida, con comprobantes de ingreso validados contablemente y saldos sincronizados entre Duemint y Flexline ERP.
Entre los resultados más relevantes se encuentran:
- motor de validaciones que replica las consideraciones contables del cliente,
- conciliación automática cuando se usa el saldo correspondiente,
- registro de abonos y cheques no automatizados con trazabilidad,
- mayor visibilidad de los documentos pendientes para cobranza y comerciales.
Impacto Operativo
El proceso facilitó el trabajo conjunto entre el área de cobranza y los equipos comerciales, permitiendo mantener la cobranza al día y comunicar a los clientes el estado real de sus deudas.
La integración no solo mejoró la conciliación bancaria, sino que también fortaleció la confianza en los saldos reportados y redujo las brechas entre los procesos automáticos y los ajustes manuales.