El contexto
El cliente gestionaba sus cobros y conciliaciones con el apoyo de Duemint, una plataforma conectada directamente a los bancos que permite conciliar pagos de facturas, boletas, notas de crédito y otros documentos.
El equipo necesitaba contar con un proceso confiable para trasladar las conciliaciones bancarias hacia Flexline ERP, garantizando que los comprobantes de ingreso se validaran con las mismas consideraciones contables del sistema.
A la vez, el flujo debía incluir los medios de pago que no se conciliaban de forma directa, como los abonos de clientes y los cheques, sin perder visibilidad de los saldos y documentos pendientes.
El desafío
El desafío principal fue construir una integración que no solo importara comprobantes desde Duemint, sino que replicara un motor de validaciones contables capaz de validar documentos y saldos en las cuentas correspondientes.
Era necesario asegurar que:
- los comprobantes ingresados coincidieran con los montos conciliados por el banco,
- los saldos disponibles se pudieran usar para conciliar automáticamente,
- los cheques y abonos quedaran reflejados sin interrumpir la trazabilidad,
- los pagos que cambiaban después de contabilizados no dejaran comprobantes desactualizados.
Todo esto debía permitir al área de cobranza trabajar en conjunto con los equipos comerciales, manteniendo la cobranza al día y comunicando a los clientes de manera fidedigna el estado de sus documentos pendientes.
La solución implementada
Desarrollamos una integración de comprobantes de ingreso desde las conciliaciones de Duemint hacia Flexline ERP, apoyada en un motor de validaciones que reproduce las reglas contables del cliente.
Motor de validaciones contables
Construimos un motor de validaciones que revisa:
- la correspondencia entre documento bancario y comprobante interno,
- la consistencia de saldos en las cuentas asociadas,
- la aplicación correcta de abonos y cheques,
- que el comprobante quede cuadrado antes de contabilizarse.
Esto permitió validar los documentos antes de su ingreso y detectar inconsistencias en etapa temprana, con un margen mínimo de redondeo para que diferencias menores no bloquearan la contabilización.
Carga de saldos a Duemint
La solución obtuvo los saldos reconciliados desde Duemint y los utilizó para:
- apoyar la conciliación automática de los comprobantes,
- confirmar el uso correcto de los montos disponibles,
- reflejar el estado real de las cuentas en Flexline ERP.
Cheques y abonos
Incorporamos reglas específicas para los medios de pago que no siguen el camino habitual:
- Cheques: se distinguieron los cheques protestados de los normales y cada uno se contabilizó por separado, verificando antes que el documento tuviera saldo.
- Abonos de clientes: se validó que el cliente existiera y que el abono cubriera el monto. Si un pago superaba el total de los documentos, la diferencia quedó como abono por conciliar.
- Ajustes: las diferencias menores se registraron como ajuste, dentro de un límite definido por el negocio.
Con esto, los casos excepcionales mantuvieron trazabilidad sin depender de la automatización completa.
Anulación de comprobantes
Cuando un pago ya contabilizado cambiaba en Duemint, la integración anulaba el comprobante en Flexline y volvía a procesar el pago, de modo que el ERP no conservara datos desactualizados.
Conciliación automática por saldo
La integración permitió conciliar automáticamente los comprobantes cuando se utilizaba el saldo correspondiente, reduciendo intervenciones manuales y acelerando el cierre de ciclo de cobranza.
Con ello, el área de cobranza pudo identificar rápidamente qué documentos ya estaban conciliados y cuáles requerían seguimiento manual.
Ejecución y monitoreo
El proceso se ejecutó de forma automática y periódica, reprocesando los pagos pendientes, y cada corrida informó su resultado a una herramienta de monitoreo para detectar fallas a tiempo.
Resultados
La implementación entregó una conciliación más sólida, con comprobantes de ingreso validados contablemente y saldos sincronizados entre Duemint y Flexline ERP.
Entre los resultados más relevantes se encuentran:
- motor de validaciones que replica las consideraciones contables del cliente,
- conciliación automática cuando se usa el saldo correspondiente,
- tratamiento de cheques, cheques protestados, abonos y ajustes con trazabilidad,
- anulación y reproceso de comprobantes cuando el pago cambia,
- mayor visibilidad de los documentos pendientes para cobranza y comerciales.
Impacto operativo
El proceso facilitó el trabajo conjunto entre el área de cobranza y los equipos comerciales, permitiendo mantener la cobranza al día y comunicar a los clientes el estado real de sus deudas.
La integración no solo mejoró la conciliación bancaria, sino que también fortaleció la confianza en los saldos reportados y redujo las brechas entre los procesos automáticos y los ajustes manuales.