El contexto
El cliente comercializaba sus productos a través de múltiples marketplaces utilizando Multivende como plataforma centralizadora de operaciones.
Si bien los pedidos ya estaban disponibles en la plataforma, el proceso de registro en Flexline ERP se realizaba manualmente por parte del equipo comercial, generando una carga administrativa constante y dedicando tiempo operativo a tareas repetitivas que no aportaban valor al proceso de venta.
A medida que aumentaba el volumen de pedidos y la cantidad de canales, se volvió necesario automatizar el flujo de ingreso manteniendo la trazabilidad de cada operación según su origen y características logísticas.
El desafío
La complejidad del proyecto no estaba únicamente en importar pedidos desde Multivende.
Cada marketplace operaba bajo reglas distintas y requería una identificación clara dentro del ERP para facilitar la gestión posterior por parte de las áreas comerciales y operativas.
Además, algunos tipos de despacho requerían una atención prioritaria. Este era el caso de los pedidos Flex, tanto en Mercado Libre como en Falabella, donde los tiempos de preparación y despacho son más exigentes que en una venta tradicional.
Adicionalmente, existían procesos específicos de ciertas plataformas, como la aceptación obligatoria de pedidos en Walmart, y tareas posteriores a la venta, como las anulaciones y la entrega de boletas al marketplace, que debían incorporarse al flujo automatizado.
La solución implementada
Desarrollamos una integración orientada a la creación automática de documentos en Flexline ERP, incorporando reglas de negocio para identificar el origen del pedido y aplicar la configuración correspondiente sin intervención manual.
Clasificación automática de canales
La integración identifica automáticamente desde qué marketplace proviene cada pedido y aplica las configuraciones definidas para dicho canal.
Esto permite asignar automáticamente:
- Cliente asociado al marketplace.
- Centro de costo correspondiente al canal de venta.
- Configuraciones específicas según el origen del pedido.
Con ello, los documentos ingresan al ERP correctamente clasificados desde el primer momento.
Identificación de tipos de pedido
Para facilitar la gestión diaria de los equipos comerciales y operativos, implementamos una estrategia de prefijos de identificación en los documentos generados.
Estos prefijos permiten distinguir rápidamente entre distintos tipos de operación, incluyendo:
- Mercado Libre tradicional.
- Mercado Libre Flex.
- Mercado Libre Full.
- Falabella tradicional.
- Falabella Flex.
Esta diferenciación simplifica la gestión diaria y permite identificar rápidamente aquellos pedidos que requieren una atención especial.
Priorización operativa de pedidos Flex
Considerando la urgencia asociada a los programas Flex, la integración permite identificar estos pedidos desde su creación en el ERP.
De esta forma, los equipos responsables pueden priorizar su preparación y despacho, facilitando el cumplimiento de los compromisos operativos definidos por cada marketplace.
Automatización de procesos especiales
La solución también incorpora reglas específicas para plataformas que requieren acciones adicionales dentro de su flujo operativo.
Un ejemplo es Walmart, donde la integración contempló la aceptación automática de pedidos, eliminando tareas manuales y reduciendo el riesgo de omisiones que puedan afectar la operación del canal.
Anulaciones y boletas
Cuando un pedido se cancelaba en el marketplace, la integración anuló el documento correspondiente en Flexline ERP y avisó por correo al equipo, sin que una cancelación con problemas detuviera al resto de los pedidos.
Para las boletas, un servicio aparte tomó las pendientes de Flexline, las registró en el marketplace y adjuntó su PDF, sin repetir cargas.
Modernización a .NET 8 y tolerancia a fallas
Modernizamos la solución a .NET 8 (una plataforma de Microsoft para construir aplicaciones y servicios) y reforzamos su tolerancia a fallas:
- Ante caídas o lentitud de la plataforma, la integración reintentó automáticamente.
- Los pedidos con error se revirtieron en Flexline, se notificaron al equipo y se reprocesaron en la siguiente pasada.
- Antes de cerrar cada pedido se validaron los montos entre Flexline y Multivende.
Resultados
La automatización permitió eliminar el ingreso manual de pedidos provenientes de marketplaces, reduciendo significativamente la carga administrativa asociada a la gestión comercial.
Entre los principales resultados obtenidos destacan:
- Clasificación automática de pedidos según canal de origen.
- Asignación automática de clientes y centros de costo.
- Identificación inmediata de pedidos prioritarios.
- Aceptación automática de pedidos en Walmart y anulación de pedidos cancelados.
- Carga de boletas al marketplace.
- Reintentos y reproceso ante fallas, sobre servicios en .NET 8.
- Mayor consistencia en el registro documental dentro de Flexline ERP.
Impacto operativo
La solución transformó un proceso administrativo recurrente en un flujo automatizado y estandarizado.
Más allá de la integración entre plataformas, el proyecto permitió adaptar la operación a las particularidades de cada marketplace, facilitando la gestión de pedidos, mejorando la visibilidad operativa y reduciendo la dependencia de tareas manuales para el equipo comercial.