El contexto
La bodega de la empresa operaba sobre el WMS de STG, mientras que la gestión comercial, los precios, los clientes y los documentos vivían en Flexline ERP. Cada pedido, recepción o ajuste tenía que cruzar de un sistema al otro, y hacerlo a mano era lento y propenso a errores.
Además, la operación incluía más de una empresa dueña de inventario, de modo que cada movimiento debía llegar al ERP asociado a la empresa correcta.
El desafío
Conectar ambos sistemas exigía resolver varias cosas a la vez:
- Un documento solo puede viajar a bodega si sus productos, clientes y proveedores ya existen en el WMS.
- Las confirmaciones de la bodega (despachos, recepciones, ajustes) debían transformarse en documentos válidos en Flexline, con sus montos e impuestos.
- El inventario físico del WMS y el del ERP necesitaban poder compararse sin esperar a un cierre manual.
- Las fallas puntuales no podían detener la operación: había que reintentar y avisar.
La solución implementada
Construimos un conjunto de servicios sobre Windows que se ejecutan de forma programada, sin intervención del equipo, y que cubren los dos sentidos de la conexión.
Documentos y maestros hacia la bodega
Los documentos de salida y de entrada de Flexline se envían al WMS con sus líneas y los datos del destinatario. Antes de enviar cada uno, el servicio verifica que sus productos ya estén cargados; si no lo están, crea en el WMS esos productos, con sus códigos de barra, y los clientes y proveedores necesarios. Si algo falla, el documento queda marcado y se reintenta en el siguiente ciclo, en lugar de perderse.
Los maestros ya cargados también se pueden actualizar, de modo que un cambio hecho en el ERP llegue a la bodega.
Confirmaciones de vuelta al ERP
Cuando la bodega confirma un despacho o una recepción, el servicio crea el documento correspondiente en Flexline, lo vincula con el documento original y calcula sus totales e impuestos. Lo mismo ocurre con los ajustes de inventario, las mermas, los bloqueos y los traspasos entre bodegas lógicas.
Inventario de vuelta al ERP
Un servicio aparte trae desde STG el movimiento de inventario (kardex) y lo registra en Flexline por empresa, evitando duplicados. Se ejecuta cada hora, y cada noche vuelve a revisar los últimos 30 días para cubrir cualquier movimiento que haya llegado tarde.
Monitoreo continuo
Los servicios reportan su estado de forma permanente y emiten alertas automáticas si dejan de ejecutarse, lo que permite reaccionar antes de que el equipo de bodega note un atraso.
Resultados
Los documentos y maestros llegan a la bodega sin digitación, y las confirmaciones vuelven al ERP como documentos completos. El intercambio pasó de depender de tareas manuales a repetirse cada pocos minutos.
Impacto operativo
La empresa mantiene a Flexline como sistema de gestión y al WMS de STG como sistema de bodega, con el inventario del ERP conciliado de forma continua. La integración evolucionó desde su puesta en producción en 2023 incorporando recepciones, ajustes, bloqueos y monitoreo, sin cambiar la forma en que el equipo comercial trabaja en el ERP.