¿Qué stock publicar en tu tienda sin sobrevender?

Qué número publicar

Flexline maneja dos stocks. El real es lo que está físicamente en tus bodegas. El proyectado parte del real, suma lo que viene en camino (por ejemplo, las órdenes de compra) y resta los pedidos de clientes sin despachar. Para planificar compras sirve. Para vender, no: si publicas el proyectado, tu tienda ofrece hoy productos que todavía no llegan.

Lo que conviene publicar es el disponible: el stock real de tus bodegas de venta, menos los pedidos sin despachar y menos un margen de seguridad por canal. La única excepción es una preventa, y solo si el cliente la ve como preventa: sabe que compra algo que llegará después.

Un detalle explica muchos desfases: en Flexline solo cuentan los documentos aprobados. Un pedido que nadie ha aprobado todavía no descuenta stock, y tampoco uno rechazado o anulado. Tu tienda puede haber vendido algo que el ERP aún no ve comprometido. Es una de las razones para dejar margen.

También conviene saber que el control de stock de Flexline se aplica solo a los productos marcados con «Valida Stock». Los que no tienen la marca no se validan, así que pueden quedar con saldo negativo y la tienda lo publicaría tal cual. Antes de conectar, revisa esa marca producto por producto. El Centro de Ayuda de Flexline explica cómo funciona la validación de stock.

Qué bodegas suman

Solo las de venta. Quedan fuera las bodegas de reserva, producción, mermas y tránsito: lo que está ahí no se puede vender hoy, aunque exista físicamente.

La reserva merece una mención aparte. Flexline permite reservar mercadería traspasándola a una bodega de reserva, aunque no todas las configuraciones la usan. Si la tuya la usa, basta con no sumar esa bodega: lo reservado sale del disponible sin ajustes adicionales. Si quieres entender cómo se arma ese circuito dentro del ERP, el Centro de Ayuda tiene un artículo sobre la reserva de inventario.

A veces la bodega completa tampoco es la unidad correcta. En una de nuestras implementaciones limitamos la sincronización a ubicaciones específicas de cada bodega, para no publicar inventario en tránsito ni el destinado a uso interno.

La lista de bodegas que suman es una decisión que se toma por escrito y se revisa. Una bodega creada después de conectar no suma, o suma donde no debe, hasta que alguien la asigna.

Cuánto margen dejar por canal

El margen es una cantidad que se descuenta del disponible antes de publicarlo. Absorbe el desfase de dos cosas: el tiempo que pasa entre una venta y la aprobación del documento en Flexline, y el intervalo entre una sincronización y la siguiente.

Se define por canal, no uno para todos, porque cada canal tiene su propio desfase y su propia operación. Estas son formas de aplicarlo que hemos usado:

• Stock mínimo por categoría. Si un producto queda bajo el mínimo de su familia, subfamilia, tipo, subtipo o procedencia, se publica sin stock y esas unidades quedan resguardadas.
• Unidades de seguridad por producto. Se descuenta la cantidad definida en la ficha del producto, y los productos inactivos se publican sin stock.
• Inventario protegido. Se reservan unidades para las ventas presenciales y las operaciones internas, de modo que la tienda en línea no las comprometa.

Conviene decidir el margen junto con la frecuencia de sincronización: cuanto más tiempo pasa entre un ciclo y otro, más margen hace falta.

Packs y kits

Un pack es un producto que agrupa otros. En Flexline, un kit virtual no tiene stock propio: su stock se calcula desde la receta, y cada venta rebaja el stock de los componentes. Por eso no sirve publicar el «stock del pack» tal como viene. Hay que calcularlo.

El criterio es simple: el pack tiene tantas unidades como el componente más escaso permita armar, según la cantidad que la receta pide de cada uno. Si los componentes no alcanzan para armar al menos una unidad, el pack se publica sin stock. Y el cálculo se repite en cada ciclo, porque cualquier cambio en un componente cambia el pack.

Un pack sin receta no tiene de dónde calcularse, así que también es parte de lo que se revisa antes de conectar. El Centro de Ayuda de Flexline explica cómo se define un kit virtual.

Cada cuánto sincronizar

Hay dos formas de mantener los canales al día. Por evento: se actualiza cuando se aprueba un documento que mueve stock. Periódica: se actualiza cada cierto tiempo. En ambos casos hay que equilibrar dos cosas: cuanto más seguido sincronizas, menos desfase, pero cada consulta carga la base de datos del ERP.

En un catálogo grande no conviene recorrerlo completo en cada ciclo. Para uno de más de 12.000 productos construimos un motor que detecta los productos con movimientos recientes y envía solo esos cambios. Así el stock se actualiza cada 10 a 15 minutos sin cargar el ERP, y una verificación completa cada 6 horas confirma que todo coincide.

También hay que decidir qué pasa cuando un canal no responde. La sincronización puede retener las actualizaciones pendientes y aplicarlas en orden cuando el canal vuelve, mientras Flexline sigue siendo el origen del saldo.

Quién manda

Flexline. Los canales no escriben stock: escriben pedidos. El pedido llega como un documento y, una vez aprobado, el ERP lo refleja en su stock. Si la tienda o el marketplace también pudieran modificar el saldo, habría dos números compitiendo y ninguno sería confiable.

Cuando además hay un WMS, el sistema que administra la bodega física (ubicaciones, recepción y despacho), la división es esta: Flexline define precios, clientes y documentos, y el WMS es la referencia de las existencias físicas. Conviene dejarlo acordado antes de activar nada.

Para que un producto se sincronice, su código en Flexline tiene que ser el mismo que su SKU en la tienda, el código con que la tienda identifica cada producto. Revísalo antes de conectar.

Estas decisiones se toman antes de conectar, no después de la primera sobreventa. El servicio de sincronización de stock de Flexline con canales digitales parte justamente por ahí: auditar tus bodegas, modelar las reglas y validarlas en pruebas antes de activar la actualización en vivo. Para ver cómo se aplica con kits y reglas de reserva, lee el caso de Shopify.