El contexto
Durante la implementación de la sincronización de inventario entre Flexline ERP y Shopify, el cliente presentó tres necesidades adicionales:
- Gestionar correctamente los productos Kit, una funcionalidad nativa del ERP que permite agrupar múltiples productos en un solo ítem comercial.
- Implementar reglas de reserva de stock para proteger inventario físico destinado a ventas presenciales y operaciones internas.
- Atender con la misma integración a dos empresas del mismo grupo, cada una con su propia tienda en Shopify.
El desafío
La sincronización estándar de inventario no contemplaba tres aspectos clave del negocio:
- El cálculo dinámico de disponibilidad de Kits, considerando el stock disponible de cada uno de sus componentes.
- La aplicación de reglas de stock mínimo para evitar comprometer unidades destinadas a otras operaciones.
- La operación de varias empresas sobre un mismo Flexline ERP, sin duplicar el servicio ni mezclar sus tiendas.
Esto requería extender la lógica de sincronización para incorporar reglas propias del negocio sin afectar el rendimiento del ERP ni la estabilidad de la operación.
La solución
La integración fue ampliada incorporando un conjunto de reglas configurables y cálculos automáticos sobre la información de Flexline.
Parametrización dentro de Flexline
Utilizando las Tablas de Códigos Genéricos nativas de Flexline ERP, se implementó un mecanismo de configuración que permite al cliente definir sus propias reglas de negocio sin modificar el sistema.
Entre las capacidades implementadas destacan:
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Stock mínimo por categoría
Se definieron mínimos por familia, subfamilia, tipo, subtipo o procedencia. Cuando el stock de un producto quedaba bajo su mínimo, se publicaba sin stock en Shopify, resguardando esas unidades. -
Stock crítico por producto
Se descontaron unidades de seguridad definidas en la ficha del producto, y los productos inactivos se publicaron sin stock. -
Filtro por ubicación física
La sincronización se limitó a ubicaciones específicas de cada bodega, evitando publicar inventario en tránsito o destinado a uso interno.
Cálculo automático de kits
El sistema utilizó las recetas de Kits definidas en Flexline para calcular la disponibilidad real del producto compuesto.
El stock disponible de cada Kit se determinó a partir del componente que permitía armar menos unidades dentro del conjunto.
Este enfoque permitió:
- Publicar en Shopify stock de Kits únicamente cuando pueden ser armados.
- Recalcular la disponibilidad en cada ciclo, con los cambios de stock de los componentes.
- Mantener consistencia entre la operación logística y el canal digital.
Operación de dos empresas con un solo servicio
Un único servicio atendió a las dos empresas del grupo, cada una con su propia tienda en Shopify.
Si la configuración de una empresa fallaba, el servicio lo dejaba registrado y seguía con la otra, de modo que una empresa nunca detenía a la otra.
Resultados
La integración permitió automatizar completamente la gestión de Kits y las reglas de stock mínimo en ambas empresas.
Entre los principales resultados destacan:
- Cálculo automático de disponibilidad de Kits.
- Aplicación de reglas de stock mínimo por categoría de productos.
- Un solo servicio para dos empresas, con tiendas independientes.
- Actualizaciones periódicas sin generar carga innecesaria sobre Flexline ERP.
Impacto operativo
La empresa logró estabilizar su operación omnicanal con la seguridad de que el inventario publicado en Shopify refleja con precisión la disponibilidad real gestionada en Flexline.
Esto permitió mantener control del stock físico y reducir el riesgo de sobreventa o de inconsistencias entre sistemas.