Pedidos de marketplace en Flexline: ¿qué documentos crear y en qué orden?

Qué documento abre el pedido

Cuando entra una venta, el producto todavía está en tu bodega. Lo que cambió es que ya tiene dueño. El primer documento tiene que reflejar exactamente eso: un compromiso, sin una salida física.

En Flexline, cada tipo de documento afecta al stock real o al proyectado, nunca a los dos, y ese efecto se define en la configuración del tipo de documento. El real es lo que hay físicamente en bodega. El proyectado parte del real y le suma y resta lo comprometido: entre otras cosas, resta los pedidos de clientes sin despachar. Un documento como la nota de pedido descuenta el proyectado y deja el real igual. En tu configuración puede llamarse de otra forma, como nota de venta; lo que importa es su efecto, no el nombre. El Centro de Ayuda de Flexline explica cómo afecta cada documento al stock.

Si el pedido entrara directo como un documento que mueve el real, el sistema registraría una salida que todavía no ocurrió, y lo que cuenta la bodega dejaría de coincidir con Flexline hasta el despacho.

Antes de conectar, revisa además dos configuraciones del tipo de documento que vas a usar:

• Aprobación. Si el tipo requiere aprobación, el documento queda pendiente hasta que alguien con privilegios lo apruebe, y mientras tanto no cuenta para el stock ni puede servir de base a otro documento. Hay dos salidas: que alguien apruebe los pedidos que entran, o que la integración use un usuario con privilegio de aprobación, porque lo que crea ese usuario queda aprobado, salvo que haya reglas de aprobación propias para ese tipo de documento.
• Verificación de crédito. Si el tipo verifica crédito, Flexline compara los compromisos pendientes del cliente con su límite autorizado. Cuando cada marketplace se registra como un solo cliente, todas sus ventas suman contra ese límite, y un pedido puede quedar sin grabar por un límite pensado para otra cosa.

Cómo se encadenan los siguientes

Flexline permite que un documento se cree a partir de otro, y cuáles pueden ser precedentes de cuáles también se define en la configuración. Al crear un documento a partir de otro, se copian las líneas con cantidad pendiente: todas o algunas, y por la cantidad total o una parte. El Centro de Ayuda explica cómo se relacionan los documentos.

Para un pedido, el orden es este: la nota de pedido, luego la guía de despacho creada a partir de ella y, después, el documento de venta. Cuando la guía se crea a partir de la nota, la cantidad despachada se asigna a la nota y deja de estar pendiente. El pedido sale del proyectado al mismo tiempo que baja el real, y nada se descuenta dos veces.

Si la guía se crea sin referencia, la nota queda abierta y el proyectado sigue restando un pedido que ya salió. Es un desfase que no se ve de inmediato: aparece después, como stock que nadie encuentra.

Con un despacho parcial, la nota queda abierta solo por lo que falta. Cuando todas sus cantidades están asignadas, Flexline la cierra sola.

El documento de venta depende del cliente. Una integración puede emitir una boleta electrónica para una persona y una factura si quien compra ingresa el RUT de una empresa. Es una regla que se acuerda antes de conectar, no un caso que se resuelve a mano después.

Qué pasa con una cancelación

Una venta cancelada tiene que deshacer lo que alcanzó a crear, y la forma depende de hasta dónde llegó.

Antes del despacho, basta con anular la nota de pedido. Una nota que nadie anula sigue comprometiendo stock: el proyectado resta un pedido que nunca va a salir.

Después del despacho, ya no se puede anular sin más. En Flexline, un documento que es base de otro, o que se creó a partir de otro, no se anula directamente: primero hay que reversar lo que depende de él. Por eso la integración tiene que saber en qué etapa estaba cada pedido cuando llegó la cancelación.

En una integración con Mercado Libre, la cancelación de una venta tradicional anuló su documento, y la de una venta Full generó un documento de reversa propio, para que el inventario quedara en orden. Lo puedes ver en el caso de Mercado Libre.

Conviene también definir quién se entera. Una cancelación que no se pudo aplicar no debería quedar en silencio: lo razonable es que avise al equipo sin detener el resto de los pedidos.

Cómo se distingue cada canal

Cuando vendes en varios canales, cada pedido tiene que llegar a Flexline con la información para saber de dónde viene y cómo se despacha. Así, quien prepara los pedidos no tiene que revisar el marketplace.

En la integración de pedidos desde Multivende lo resolvimos así:

• Un cliente por marketplace, con su centro de costo, asignados de forma automática según el origen del pedido.
• Un prefijo por tipo de operación, para distinguir, por ejemplo, una venta tradicional de Mercado Libre de una Flex o una Full.
• Los pedidos Flex identificados desde su creación, para que la bodega los prepare primero.

Hay modalidades que piden más que un prefijo. En Mercado Libre Full, el inventario está en la bodega del marketplace. Por eso, en la integración del flujo de documentos con Mercado Libre, esas ventas llevaron un documento propio, con su propio cliente y su propia bodega. Separarlas permitió controlar el inventario en concesión sin mezclarlo con el de la bodega propia.

Qué hacer cuando un documento falla

Algún pedido va a fallar: un producto que no existe en Flexline, un dato incompleto o una caída de la plataforma. Lo que se decide antes es qué pasa entonces.

Lo que ha funcionado en nuestras integraciones:

• Reintentar ante fallas de red antes de dar el pedido por perdido.
• Revertir el pedido a medio crear y volver a procesarlo en la siguiente pasada, en vez de dejar un documento incompleto.
• Comparar montos entre el canal y Flexline antes de cerrar cada pedido, y avisar si no coinciden en lugar de registrarlo igual.
• Registrar el motivo exacto de cada error y alertar al equipo, para corregir el dato de origen sin revisar pedido por pedido.

Estas decisiones se toman antes de escribir código. El servicio de integración de documentos con Flexline parte por ahí: definir con tu equipo qué documento crea cada canal, en qué orden y qué pasa cuando algo falla, y probarlo en un ambiente de pruebas antes de activarlo. Para la otra mitad del problema, qué stock publicar en esos mismos canales, está la guía de stock.